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据社政科工作人员王建萍介绍:“职工档案做到档案‘三铁’、‘八防’安全防护。”

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三:档案保管制度

加强立档工作的指导。一二一团采用“以会代训”或一对一的传授形式,对档案管理人员进行培训,同时,各基层单位也向职工宣传档案管理工作的意义,增强了职工的档案意识,为档案工作规范化建设奠定了广泛的群众基础。

据悉,该团职工档案室做到“铁门、铁窗户、铁皮密集柜”和配备“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,在原有设施的基础上将为职工档案室配备防盗门、空调、更换灭火器、档案专用杀虫剂、温度计等,严把安全关。

在档案室基础设施建设上,安装使用了集防盗、防火等多项功能于一体的现代化档案密集架,配备了温湿度仪、空调机、加湿器和灭火器等档案保护设施,实现了档案库房的“九防”要求。为实现档案管理现代化,先后为档案室配备了电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机、移动硬盘等现代化管理设备,变手工目录为机读目录、手工检索为电脑检索,查准率、查全率及检索速度得到很大提升。充分利用OA办公系统等科技平台,促使公文传阅及归档更加方便快捷,为提升档案管理数字化水平打下了坚实基础。

4、非经允许,外人不得随便进入档案室。

5月22日,第八师一二一团机要科对联合加工厂的档案工作做了检查,指出了档案工作中存在的问题,并提出了好的建议和意见。

社政科主任胡彬说:“先签订保密责任书,明确责任。”该团档案管理部门负责人签订保密责任书,其中规定了保密工作的总体目标、责任考核内容、考核措施、奖惩等内容。

该公司按照国家档案局和省档案局要求,建立健全了档案收集、整理、借阅、保密、归档管理制度,实行了档案员岗位责任制,使档案工作做到有据可依、有章可循;实行了立卷制度改革,变传统组卷方式为“一事一件”立卷方式,简化了工作程序,使档案检索更加方便快捷,大大提高了工作效率。

四:档案利用、借阅制度

建立完善档案工作制度。一二一团结合实际,先后建立了《档案管理办法》、《档案员工作职责》、《档案室保密制度》、《档案借阅制度》等工作制度,对归档范围、档案整理、价值鉴定、档案保密等内容作出详细规定,使档案管理工作有章可循,同进建立相应惩处机制。

为进一步妥善保管职工档案,避免因职工档案遗失或隐私泄漏,给企业和职工带来风险,农一师四团在保密和安全方面加强对职工档案管理:

近年来,陕北矿业韩家湾煤炭公司档案管理室不断完善制度、简化程序并实行了电子化管理,档案管理水平不断提高,职工乐称为“韩家湾百科”。

8、未经批准,任何人不准将档案带出档案室,更不准私自摘抄、外传,要严格遵守保密制度。

目前,一二一团98个农业连队、公司厂站相继建立健全了档案管理工作,单位的内部文件、决定、会议记录、图表、簿册、照片、录音、录像、实物等具有参考保存价值的文件材料都被分档归类。促进了档案工作由从“保管型”向“参与决策型”转变,由“单一型”向“综合型”方向发展,使档案室真正成为信息储藏中心和利用中心。

仅2013年,档案室便接待使用人员100多人次,其中提供档案查阅60余人次,利用卷宗100余卷件,提供档案资料150余卷,复印扫描档案资料300多页,快速便捷的服务,极大地方便了公司职工。

7、有档案室温湿度记录,掌握温湿度变化情况,进行分析,制定管理计划。

随着经济的不断发展,基层具有保存价值的资料越来越多,一二一团本着为历史负责,为基层职工群众负责的原则,不断更新档案工作理念,以提高服务质量为重点,着力从三个方面下功夫,促进了档案工作规范化建设。

陕北矿业韩家湾煤炭公司档案管理妙处多

五:档案鉴定制度

加大对档案管理工作的设备投入。为了做好档案管理工作,一二一团为基层单位配备了档案柜、装订机、档案管理、制度等挂牌,各基层连队都专门抽出一间透气保暖性好、安全性强的房间做为档案室,为档案工作规范化建设提供了有力的物质保障。

2、保持档案室清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。

5、管理人员做到人走加锁、关窗,妥善保管档案室钥匙,确保档案室安全。

1、按规定将档案分类排放、排列整齐。

9、进档案室查阅资料,查阅者不得大声喧哗,不得抽烟。查阅人要爱护档案,不得撕页、涂改,一旦发现由查阅者负全部责任。

二:文件材料归档制度

一:档案管理人员岗位责任制

六:档案保密制度

档案管理人员岗位责任制档案员必须热爱档案工作,具有较高的政治觉悟。并具备高中以上文化程度和一定业务能力。认真学习、宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施办法》,执行档案业务建设规范和规章制度,切实搞好档案的管理、保护和利用。档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱,做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档,保证基建、设备档案的完整与齐全。集中统一管理本单位全部档案,做好本单位档案的收集、整理、鉴定、编目、编纂等项工作,为档案的利用打下良好基础。加强档案保管工作,做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作,确保档案的完整与安全。严守档案机密,防止档案丢失及失、泄密。执行档案的利用借阅制度,积极开发档案信息资源,为本单位两个文明建设服务。工作调动时,应及时做好档案及档案工作的交接手续。文件材料归档制度归档范围:1、凡本单位在各种工作活动中形成的,具有查考利用价 值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录均属归档范围具体可分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案和专门档案等门类。2、属归档范围的文件材料,任何个人不得据为己有。3、反映本单位历史面貌的大事记、报刊、杂志及其剪报等资料,也应归档。归档时间:1、文书档案:应于工作结束后及时移交档案管理人员。由档案员于次年上半年统一立卷归档。2、会计档案:年度会

计档案应由本村财会人员按规定及时整理,并于次年向档案室移交。3、科技档案:基建档案应以工程项目为单位,竣工验收后立即归档;设备档案应于购买开箱后及时归档。4、声像档案:可采用随时归档的方法,不定期向档案管理人员移交归档。5、专门档案:按专门档案管理有关规定的时间进行归档。归档要求1、归档的文件材料必须完整、准确、齐全。2、每一会议、专题、事件、项目、课题的文件材料应分别集中立卷。本级重要文件及其上级、同级直接针对性的文件应合一立卷,永久保存;其他文件则分级立卷,长期或短期保存。3、归档文件材料要求纸张完好,字迹清楚,不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。4、文书档案、科技档案、声像档案、专门档案由档案员按规范进行收集、整理、立卷、归档,并编写案卷目录及全引目录;会计档案由财会人员整理完毕后填写案卷目录一式二份,其中一份与会计档案一并向档案室移交,并办理移交手续。档案保管制度本单位形成的各种门类、载体的档案,由档案室集中统一管理。档案管理人员对所保管的档案要登记造册,分门别类存放,并定期清点,防止丢失。加强档案库房、箱柜的管理,按照防火、防盗、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染、防尘等“八防”要求,确保档案的完整安全。档案管理人员必须严格遵守国家保密法规,防止档案失落、泄密事故的发生。做好登记及统计工作。对档案的收进、移出。保管、利用等情况进行完整、系统的登记和准确的统计。对超过保管期限的档案,须按规定程序进行鉴定、销毁。严禁擅自销毁。档案室由档案员专人保管。档案员请假外出时,须由领导指定代管人员。档案员工作调动时,须办理移交手续。档案利用、借阅制度档案管理人员要编制档案的检索工具,为档案的开发利用创造条件。档案管理人员要积极主动提供档案信息,为两个文明建设服务。本单位档案原则上只供本单位查阅利用,外单位因工作需要查阅利用,须经有关领导同意。借阅档案必须说明查阅目的,并按规定先填写“档案借阅登记簿”的有关栏目。查阅档案时,要爱护档案。严禁在档案上任意勾划、拆卷、撕页、涂改,确保档案的原貌与安全。查阅时,一般只搞有关档案内容,若需复印,须经档案管理人员同意,并不得超出查阅范围。档案一般不外借,若特殊情况需外借,须经分管领导批准,并保证定期、完整归还。档案鉴定制度根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的精神,认真地进行档案鉴定工作,使保存的档案既精炼又完整,更好地发挥档案的作用。根据《档案保管期限表》的规定,作为鉴定档案保存价值的标准。结合本单位档案的实际情况,对到期的档案进行鉴定,确定存毁。鉴定工作在鉴定小级领导下定期进行,以保证档案鉴定工作的质量。采取直接鉴定法对档案进行逐份鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告,分别填写档案留存和销毁消册,注明鉴定日期,由鉴定人员签名。凡要销毁的 档案,都必须经鉴定小组审查提出意见,连同销毁清册一并报批。方能销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。要销毁的档案,应另行妥善保管,采取“缓期执行、以观后效”的办法。观察一个时期,经实践证明确无保存价值后再销毁。销毁时要严格执行保密规定,指定二人负责监销。监销人员要在销毁清册上签字,注明销毁的方式和日期。档案保密制度档案室应由专人管理,其他人未征得管理人员同意,不得随意进入。档案管理人员要认真贯彻执行《保密法》,严守党和国家有关保密工作规定,严禁泄露档案材料中的秘密。借阅档案必须登记,外单位人员查阅本单位档案必须持组织介绍信。无特殊原因,档案一般不外借。经鉴定,批准销毁的档案材料,应按规定程序销毁,不得当废品处理。档案员要严守岗位,外出时须保存好档案资料,关好库房门窗。档案员一旦发现档案丢失,应及时向领导和有关部门报告,及时采取措施,并追究有关人员责任。

七:档案室管理制度

3、严格执行安全制度,档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品,经常检查档案室消防器材。

6、熟悉档案室情况,对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对,做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案,应及时复制。

档案室管理制度

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